ماژول منابع انسانی اودو (Odoo HR) در واقع از چند زیرماژول تشکیل شده که هرکدام یک بخش از چرخه عمر کارمند را پوشش می‌دهند و می‌توان آن‌ها را جداگانه یا به‌صورت یکپارچه فعال کرد.

مدیریت اطلاعات کارکنان (Employees)

هسته اصلی ماژول است. هر کارمند یک پروفایل کامل دارد که شامل اطلاعات فردی، سابقه شغلی، قرارداد، مهارت‌ها، مدارک تحصیلی و جایگاه او در چارت سازمانی می‌شود. مدیران می‌توانند ساختار سازمانی را به‌صورت درختی مشاهده کنند و جابه‌جایی یا ارتقای شغلی را به‌سادگی ثبت کنند.

استخدام و جذب نیرو (Recruitment)

این بخش یک پایپ‌لاین کانبان برای هر آگهی شغلی ایجاد می‌کند؛ از دریافت رزومه، مصاحبه اولیه، مصاحبه فنی تا ارسال پیشنهاد شغلی. امکان انتشار آگهی روی وب‌سایت شرکت و دریافت خودکار رزومه‌ها هم وجود دارد.

مرخصی و زمان‌بندی(Time Off)

مدیریت مرخصی یکی از پرتکرارترین فرآیندهای منابع انسانی است. ماژول Time Off اودو اطلس، ثبت درخواست، بررسی موجودی، تأیید مدیر و محاسبه مانده مرخصی را در بستری یکپارچه انجام می‌دهد.

این ماژول با زبان فارسی، تقویم شمسی، تعطیلات رسمی ایران و قوانین قابل تنظیم سازمان ارائه می‌شود.

تعریف انواع مرخصی

• مرخصی استحقاقی
• مرخصی استعلاجی
• مرخصی بدون حقوق
• مرخصی زایمان و پدری
• مرخصی ساعتی
• مرخصی تشویقی یا ویژه

برای هر نوع مرخصی می‌توان رنگ تقویم، سقف مجاز، نیاز به تأیید مدیر و الزام ارائه مدرک را جداگانه مشخص کرد.

تخصیص و انباشت خودکار

سیستم می‌تواند موجودی مرخصی کارکنان را ماهانه یا سالانه افزایش دهد. میزان تخصیص نیز بر اساس سابقه کاری، تاریخ استخدام یا سیاست داخلی سازمان قابل تنظیم است.

همچنین امکان کنترل سقف انتقال مرخصی استفاده‌نشده به سال بعد و محاسبه متناسب برای کارکنان تازه‌استخدام‌شده وجود دارد.

گردش درخواست و تأیید

کارمند از طریق پرتال یا موبایل، نوع و بازه مرخصی را انتخاب می‌کند. سیستم موجودی او را بررسی کرده و درخواست را برای مدیر مربوطه ارسال می‌کند.

بسته به ساختار سازمان، می‌توان تأیید یک‌مرحله‌ای یا چندمرحله‌ای تعریف کرد. پس از تأیید، مانده مرخصی به‌روزرسانی شده و رویداد در تقویم شخصی و تیمی ثبت می‌شود.

تمام تغییرات همراه با نام فرد، زمان و وضعیت درخواست قابل پیگیری خواهند بود.

تقویم تیمی و کنترل هم‌پوشانی

مدیر پیش از تأیید درخواست می‌تواند مرخصی سایر اعضای تیم را در همان بازه مشاهده کند. این قابلیت به حفظ ظرفیت کاری واحدها و جلوگیری از مرخصی هم‌زمان تعداد زیادی از کارکنان کمک می‌کند.

امکان تعیین حداکثر تعداد افراد مجاز برای مرخصی هم‌زمان در هر واحد نیز وجود دارد.

تقویم شمسی و تعطیلات ایران

تعطیلات رسمی و مناسبت‌های ایران در تقویم سیستم لحاظ می‌شوند؛ بنابراین روزهای تعطیل به‌اشتباه از موجودی مرخصی کارکنان کسر نخواهند شد.

اتصال به حضور و غیاب و حقوق

مرخصی‌های تأییدشده مستقیماً در گزارش حضور و غیاب ثبت می‌شوند و از ثبت غیبت اشتباه جلوگیری می‌کنند.

اطلاعات مرخصی استحقاقی، استعلاجی و بدون حقوق نیز می‌تواند مطابق قوانین تعریف‌شده در محاسبات حقوق و دستمزد تأثیر داده شود.

گزارش‌ها و تحلیل مدیریتی

داشبوردهای مدیریتی امکان بررسی موارد زیر را فراهم می‌کنند:

• میزان مصرف مرخصی هر کارمند یا واحد
• مانده مرخصی کارکنان
• روند مرخصی‌های استعلاجی
• پیش‌بینی موجودی پایان سال
• مقایسه الگوی مرخصی واحدهای مختلف

مناسب سازمان‌های چندشعبه‌ای

برای هر شرکت یا شعبه می‌توان قوانین و شیوه تأیید متفاوتی تعریف کرد؛ درحالی‌که اطلاعات تمام مجموعه‌ها از یک پایگاه مرکزی مدیریت می‌شوند.

حضور و غیاب (Attendances)

ماژول حضور و غیاب اودو اطلس، تمام مراحل ثبت تردد، محاسبه کارکرد، مدیریت مغایرت‌ها و تهیه گزارش‌های مدیریتی را در یک سیستم یکپارچه انجام می‌دهد. با استفاده از این ماژول، اطلاعات حضور کارکنان به‌صورت منظم ثبت می‌شود و مدیران بدون بررسی فایل‌های پراکنده یا انجام محاسبات دستی، به وضعیت دقیق نیروی انسانی دسترسی خواهند داشت.

ثبت حضور متناسب با ساختار سازمان

هر سازمان برای ثبت ورود و خروج کارکنان شرایط متفاوتی دارد. در اودو اطلس می‌توان تردد کارکنان را از طریق کیوسک، تشخیص چهره، تلفن همراه یا دستگاه‌های حضور و غیاب موجود در مجموعه ثبت کرد.

این تنوع به سازمان اجازه می‌دهد برای دفتر مرکزی، شعب، کارکنان دورکار و نیروهای مستقر در پروژه، روش مناسبی در نظر بگیرد. تمام اطلاعات ثبت‌شده نیز در یک سیستم مرکزی جمع‌آوری و مدیریت می‌شوند.

محاسبه خودکار ساعات کار

پس از ثبت ورود و خروج، اطلاعات کارکرد کارکنان به‌صورت خودکار محاسبه می‌شود. مجموع ساعات حضور، ساعات کاری مؤثر، تأخیر، خروج زودتر از موعد، اضافه‌کاری و زمان استراحت هر فرد در سیستم قابل مشاهده است.

محاسبات بر اساس برنامه کاری و قوانین تعریف‌شده برای هر کارمند انجام می‌شوند. در نتیجه، نیاز به جمع‌آوری اطلاعات و محاسبه دستی ساعات کار کاهش پیدا می‌کند و گزارش‌های نهایی با دقت بیشتری آماده می‌شوند.

تعریف برنامه‌های کاری متنوع

همه کارکنان یک سازمان لزوماً برنامه کاری یکسانی ندارند. برخی به‌صورت تمام‌وقت فعالیت می‌کنند، برخی شیفتی هستند و گروهی نیز برنامه پاره‌وقت، منعطف یا دورکاری دارند.

در اودو اطلس می‌توان برای هر کارمند، واحد یا شعبه یک برنامه کاری اختصاصی تعریف کرد. برنامه‌های تمام‌وقت، پاره‌وقت، شیفتی، دورکاری، منعطف و ترکیبی در سیستم قابل تنظیم هستند و محاسبه کارکرد هر فرد بر اساس برنامه اختصاصی او انجام می‌شود.

شناسایی سریع مغایرت‌های تردد

ثبت‌نشدن ورود یا خروج، غیبت بدون درخواست مرخصی، تأخیرهای مکرر و تفاوت میان ساعات واقعی و برنامه کاری، از جمله مغایرت‌هایی هستند که می‌توانند روند محاسبه کارکرد را مختل کنند.

ماژول حضور و غیاب این موارد را شناسایی می‌کند و برای بررسی در اختیار مدیر یا واحد منابع انسانی قرار می‌دهد. به این ترتیب، مغایرت‌ها پیش از انتقال اطلاعات به حقوق و دستمزد بررسی و اصلاح می‌شوند.

اصلاح رکوردها با حفظ سابقه تغییرات

گاهی ممکن است ورود یا خروج یک کارمند به‌درستی ثبت نشده باشد. در چنین شرایطی، مدیر یا کارشناس منابع انسانی می‌تواند رکورد موردنظر را بررسی و اصلاح کند.

سابقه تغییرات در سیستم باقی می‌ماند تا مشخص باشد هر رکورد در چه زمانی، توسط چه شخصی و با چه تغییری ویرایش شده است. بنابراین اصلاح اطلاعات بدون از بین رفتن شفافیت و قابلیت پیگیری انجام می‌شود.

ارتباط یکپارچه با مرخصی و مأموریت

اطلاعات حضور و غیاب زمانی دقیق‌تر می‌شوند که مرخصی‌ها و مأموریت‌های کارکنان نیز در همان سیستم ثبت شده باشند. پس از تأیید درخواست مرخصی، بازه مربوط به آن به‌عنوان غیبت مجاز در سوابق کارمند در نظر گرفته می‌شود.

این ارتباط به واحد منابع انسانی کمک می‌کند تفاوت میان غیبت، مرخصی و مأموریت را بدون بررسی چند فایل یا سامانه جداگانه تشخیص دهد. تمام اطلاعات مرتبط با وضعیت کارمند در یک ساختار هماهنگ در دسترس قرار می‌گیرند.

انتقال اطلاعات به حقوق و دستمزد

اطلاعات نهایی کارکرد کارکنان می‌تواند مستقیماً در اختیار فرایند حقوق و دستمزد قرار بگیرد. ساعات حضور، اضافه‌کاری، تأخیر، غیبت و سایر داده‌های مرتبط، پس از بررسی و تأیید به مرحله محاسبه حقوق منتقل می‌شوند.

این یکپارچگی، ورود دوباره اطلاعات را کاهش می‌دهد و احتمال ایجاد اختلاف میان گزارش حضور و غیاب و محاسبات حقوق را کمتر می‌کند.

گزارش‌های مدیریتی دقیق و قابل تحلیل

داشبوردهای مدیریتی، تصویری روشن از وضعیت حضور کارکنان ارائه می‌دهند. مدیران می‌توانند مجموع ساعات کاری، میزان تأخیر، روند اضافه‌کاری و وضعیت حضور کارکنان را در بازه‌های زمانی مختلف بررسی کنند.

امکان مقایسه گزارش‌ها به مدیران کمک می‌کند الگوهای تکرارشونده را شناسایی کنند و تصمیم‌های دقیق‌تری درباره برنامه‌ریزی نیروی انسانی، شیفت‌ها و حجم کاری واحدها بگیرند.

ثبت امن و موقعیت‌محور

برای کارکنانی که خارج از دفتر، در شعب مختلف یا در محل پروژه فعالیت می‌کنند، امکان ثبت تردد همراه با موقعیت مکانی و مهر زمانی وجود دارد.

به کمک این قابلیت، سازمان می‌تواند حضور نیروهای غیرمتمرکز را نیز در همان سیستم مرکزی مدیریت کند و اطلاعات ثبت‌شده را بر اساس زمان و محل حضور مورد بررسی قرار دهد.

مدیریت سطح دسترسی کاربران

اطلاعات حضور و غیاب بخشی از داده‌های مهم سازمان محسوب می‌شوند. به همین دلیل، دسترسی هر کاربر بر اساس نقش و مسئولیت او تعریف می‌شود.

کارمند می‌تواند اطلاعات مربوط به خود را مشاهده کند، مدیر وضعیت اعضای تیم را بررسی کند و واحد منابع انسانی به گزارش‌ها و ابزارهای مدیریتی موردنیاز دسترسی داشته باشد. این ساختار از مشاهده یا ویرایش غیرمجاز اطلاعات جلوگیری می‌کند.

مدیریت یکپارچه مجموعه‌های چندشعبه‌ای

در سازمان‌های چندشعبه‌ای ممکن است ساعات کاری، تعطیلات، شیفت‌ها و قوانین اضافه‌کاری هر شعبه متفاوت باشد. اودو اطلس امکان تعریف مستقل این تنظیمات را برای هر شعبه فراهم می‌کند.

با وجود تفاوت میان برنامه‌های کاری شعب، تمام اطلاعات در یک پایگاه مرکزی نگهداری می‌شوند. مدیر هر شعبه می‌تواند اطلاعات مجموعه خود را مدیریت کند و مدیران ارشد نیز به گزارش کلی سازمان دسترسی داشته باشند.

فراتر از ثبت ورود و خروج

ماژول حضور و غیاب اودو اطلس فقط برای ثبت ساعت ورود و خروج طراحی نشده است. این ماژول بخشی از چرخه یکپارچه مدیریت منابع انسانی است که ثبت تردد، بررسی مغایرت‌ها، مدیریت مرخصی، محاسبه کارکرد، تهیه گزارش و انتقال اطلاعات به حقوق و دستمزد را به یکدیگر متصل می‌کند.

نتیجه این یکپارچگی، کاهش فرایندهای دستی، افزایش دقت اطلاعات و دسترسی سریع‌تر مدیران به وضعیت واقعی نیروی انسانی سازمان است.

حقوق و دستمزد (Payroll)

ارزیابی عملکرد (Appraisals)

تعریف چرخه‌های ارزیابی دوره‌ای، فرم خودارزیابی و ارزیابی مدیر، تعیین اهداف قابل اندازه‌گیری و گزارش روند رشد هر کارمند در طول زمان.

آموزش و توسعه کارکنان (در تلفیق با ماژول‌های دیگر اودو)

با اتصال ماژول منابع انسانی به ماژول‌های یادگیری الکترونیکی یا مستندات اودو، می‌توان دوره‌های آموزشی و مسیر رشد شغلی هر کارمند را هم مدیریت کرد.

گزارش‌گیری و تحلیل (HR Analytics)

داشبوردهایی مانند نرخ ترک شغل (Turnover Rate)، هزینه سرانه نیروی انسانی، هرم سنی و جنسیتی کارکنان و میانگین سابقه کار، بدون نیاز به نرم‌افزار تحلیلی جداگانه در دسترس مدیران ارشد قرار می‌گیرد.

چرا بومی‌سازی اودو برای بازار ایران اهمیت دارد؟

نسخه اصلی و بین‌المللی اودو برای قوانین کار کشورهای اروپایی و آمریکایی طراحی شده است. فرمول‌های محاسبه حقوق، نرخ بیمه، معافیت‌های مالیاتی و حتی تقویم کاری (تعطیلات رسمی، هفته کاری) در ایران تفاوت اساسی با این کشورها دارد. یک سازمان ایرانی که بخواهد از نسخه خام اودو استفاده کند، یا باید این فرمول‌ها را خودش به‌صورت دستی پیکربندی کند (که نیازمند دانش فنی و حقوقی همزمان است) یا با یک شریک بومی‌ساز مثل اطلس کار کند که این فرآیند را از پیش برای بازار ایران آماده کرده است.

از طرف دیگر، تقویم شمسی، جهت راست‌به‌چپ رابط کاربری فارسی، و اصطلاحات درست حقوقی و اداری (نه ترجمه ماشینی) تجربه کاربری تیم منابع انسانی را مستقیماً تحت تأثیر قرار می‌دهد. این جزئیات هستند که تفاوت بین «نصب کردن یک نرم‌افزار خارجی» و «استفاده از یک نرم افزار مدیریت منابع انسانی ایرانی واقعی» را می‌سازند.

دانلود نرم افزار مدیریت منابع انسانی؛ نسخه ابری یا نصب محلی؟

بسیاری از کاربران هنگام جست‌وجوی «دانلود نرم افزار مدیریت منابع انسانی» به‌دنبال نصب مستقیم روی سیستم یا سرور خودشان هستند. از آنجا که اودو (و به‌تبع آن اطلس) بر پایه متن‌باز ساخته شده، دو مسیر برای سازمان‌ها وجود دارد: استفاده از نسخه ابری (Cloud) که نیازی به زیرساخت داخلی ندارد و راه‌اندازی سریع‌تری دارد، یا نصب روی سرور داخلی سازمان (On-Premise) برای سازمان‌هایی که به دلایل امنیتی یا مقرراتی باید داده کارکنان را در داخل زیرساخت خودشان نگه دارند. انتخاب بین این دو مسیر معمولاً به سیاست‌های امنیت اطلاعات و اندازه سازمان بستگی دارد و تیم فنی اطلس در این تصمیم‌گیری همراه سازمان‌ها است.